Ja, en het is geen formaliteit voor de vorm. De plaatsbeschrijving is het enige document waarmee een verhuurder huurschade kan bewijzen, en het enige waarmee een huurder aantoont dat een gebrek er al was bij intrede. Dit zijn de regels.
Bij woninghuur in Vlaanderen (het Vlaams Woninghuurdecreet, voor contracten sinds 2019) zijn huurder en verhuurder verplicht om samen een gedetailleerde plaatsbeschrijving op te maken. Drie voorwaarden zitten in die ene zin:
Tijdens de periode dat de woning nog onbewoond is, of uiterlijk tijdens de eerste maand waarin de huurder over de woning beschikt. In de praktijk is het beste moment de sleuteloverdracht zelf: de woning is leeg, beide partijen zijn aanwezig en de meterstanden worden toch al opgenomen.
De plaatsbeschrijving wordt bij het huurcontract gevoegd en mee geregistreerd. De registratie van een woninghuurcontract is gratis, verplicht binnen twee maanden na ondertekening en is de taak van de verhuurder (online via MyRent). Zie ook het overzicht van alle documenten en verplichtingen bij verhuur.
Dan werkt de wet in het voordeel van de huurder: die wordt vermoed de woning ontvangen te hebben in de staat waarin ze zich op het einde van de huur bevindt. Concreet: staat er bij uitrede een gat in de deur en is er geen intredende plaatsbeschrijving, dan kan de verhuurder niet bewijzen dat dat gat er eerst niet was. De huurwaarborg inhouden wordt dan bijzonder moeilijk. Voor de huurder geldt het spiegelbeeld: zonder document kan hij niet aantonen dat de versleten vloer al versleten wás.
Al wat niet in de plaatsbeschrijving staat, wordt geacht in goede staat te zijn geweest. Hoe gedetailleerder het document, hoe kleiner de discussie achteraf. Vaagheid kost bij het einde van de huur altijd geld, aan één van beide kanten.
De wet eist niet dat een expert de plaatsbeschrijving opmaakt. U mag ze zelf opstellen, samen met de andere partij, zolang ze gedetailleerd is en door beiden ondertekend wordt. Een expert (landmeter-expert of vastgoedexpert) kost als richtprijs enkele honderden euro's per plaatsbeschrijving en brengt vooral neutraliteit; bij een duurdere woning of een moeilijke relatie tussen partijen kan dat die kost waard zijn.
Kiest u ervoor om het zelf te doen, werk dan met een vaste structuur per ruimte en concrete, telbare opmerkingen. Hoe u dat aanpakt, staat stap voor stap in zelf een plaatsbeschrijving opmaken.
Bij het einde van de huur wordt opnieuw een plaatsbeschrijving opgemaakt, en het verschil tussen beide documenten bepaalt wat huurschade is en wat normale slijtage. Normale slijtage en ouderdom zijn nooit ten laste van de huurder; echte schade wel. Hoe die afrekening werkt, leest u in de huurwaarborg terugkrijgen of inhouden.
In het woningdossier van EstateIQ houdt u per pand de attesten, meterstanden en de staat van de woning bij, met bewaking van vervaldata. Zo begint elke verhuring met een compleet dossier in plaats van een losse map.
Ja. Het Vlaams Woninghuurdecreet regelt ook studentenhuur, en ook daar geldt de verplichte gedetailleerde plaatsbeschrijving. Net bij koten, met een nieuwe huurder per academiejaar, betaalt een goed document zich het snelst terug.
Reken als richtprijs op enkele honderden euro's, afhankelijk van de grootte van de woning; bij gezamenlijke aanstelling deelt u die kost. Zelf opmaken kost alleen tijd en aandacht.
De verplichting tot een plaatsbeschrijving bestaat in de drie gewesten, maar de details (zoals de huurwaarborg-regels) verschillen. Deze gids volgt de Vlaamse regels.